CONSIDERACIONES

El Lavado de Activos y la Financiación del Terrorismo –LAFT– constituye uno de los riesgos más difíciles que el país enfrenta y que afecta la economía, la reputación y a la comunidad.

Se hace necesario que desde las propias organizaciones que comprenden el tejido empresarial se fijen políticas, compromisos, procedimientos y controles para reconocer, controlar, gestionar y mitigar los riesgos de la empresa se vea envuelta en operaciones que impliquen el lavado de activos y la financiación del terrorismo.

Las operaciones sobre activos virtuales son de alto riego porque que usan la tecnología para que intervengan muchas personas y organizaciones con alcance global. Las monedas virtuales que se pueden cambiar de ida y vuelta por moneda fiduciaria o dinero real presentan un alto riesgo de lavado de activos ya que los lavadores de activos o terroristas buscarán retirar el dinero representado en monedas virtuales a monedas fiduciarias, y, en consecuencia, los puntos de intercambio entre monedas virtuales y monedas fiduciarias presentan la mayor necesidad de transparencia y supervisión entre los participantes en el ecosistema de monedas virtuales

Coloca Group SAS, (en adelante “Coloca” o “la Compañía”) una sociedad legalmente constituida que realiza actividades de desarrollo de sistemas informáticos (planificación, análisis, diseño, programación y pruebas). Además, realiza actividades de consultoría de informática y actividades de Administración de instalaciones informáticas.

Coloca mantiene el fuerte compromiso de preservar la legalidad y la transparencia en todas sus operaciones, con la adopción de medidas para evitar que delitos como el Lavado de Activos, Financiación de Terrorismo –LAFT– y la corrupción se filtren en la Compañía y generen un riesgo altísimo que no está dispuesta a asumir,

DECLARACIÓN DE INTENCIÓN

Coloca es una sociedad que, al momento de adoptar la presente política, no se encuentra incursa dentro de las circunstancias y causales señaladas por la Circular Modificación Integral al Capítulo X de la Circular Básica Jurídica de 2017 para ser considerada como Empresas Obligadas que deba poner en marcha SAGRILAFT, en los términos previstos en el Capítulo X de la mencionada Circular.

No obstante, de forma voluntaria y consciente del contexto de la industria en la que opera, así como de los objetivos de crecimiento proyectados para los próximos años, y motivado por una sólida voluntad de promover una cultura de legalidad, ética y transparencia, la empresa ha decido adoptar la presente política de Prevención de Lavado de Activos y Financiamiento del Terrorismo (LA/FT).

La presente política se sustenta en los siguientes asuntos claves:

1. Se requiere realizar una exhaustiva verificación y comprensión de todos los aspectos de las transacciones, lo que incluye a asociados, empleados, clientes, aliados, contratistas y proveedores, así como a sus beneficiarios finales.

2. Es imperativo que los lideres de la organización hagan todo lo necesarios para que todos los miembros de la empresa actúen con la diligencia necesaria para evitar facilitar el lavado de activos o la captación ilegal de fondos del público a través de su gestión. Esto implica tomar medidas preventivas para evitar cualquier actividad que pueda causar daño al interés público o a terceros, conforme a los estándares de un administrador prudente y responsable.

OBJETIVO GENERAL

Objetivo General: Diseñar, aprobar e implementar políticas, procedimientos, mecanismos e instrumentos que orienten la actuación de Coloca, sus directivos y empleados, para la prevención, control efectivo y oportuno del riesgo de LA/FT.

Objetivos Específicos:  

1. Establecer metodologías que mediante un orden lógico permitan la correcta identificación y control de riesgos LA/FT.

2. Desarrollar en los colaboradores una cultura de prevención para los riesgos LA/FT.

3. Proteger a la Organización de realizar operaciones con capitales ilícitos o derivados de actos LA/FT.

4. Crear de mecanismo de detección, gestión y reporte de Operaciones Sospechosas.

ALCANCE

La presente política es de obligatorio cumplimiento para todos los empleados, accionistas, colaboradores, representantes legales, órgano directivo, aliados, contratistas, consultores y toda persona natural y jurídica con vínculo vigente con Coloca

Igualmente, aplica para los usuarios particulares y sus pagadores que requieran servicios ofertados por Coloca.

DEFINICIONES

Activo Virtual: es la representación digital de valor que se puede comercializar o transferir digitalmente y se puede utilizar para pagos o inversiones. Los activos virtuales no incluyen representaciones digitales de moneda fiat, valores y otros Activos financieros que ya están cubiertos en otras partes de las Recomendaciones GAFI2.

Activos: es un recurso económico presente controlado por la Compañía como resultado de sucesos pasados.

Beneficiario Final: es la(s) persona(s) natural(es) que finalmente posee(n) o controla(n) a un cliente o a la persona natural en cuyo nombre se realiza una transacción. Incluye también a la(s) persona(s) que ejerzan el control efectivo o final, directa o indirectamente, sobre una persona jurídica u otra estructura sin personería jurídica.  Son Beneficiarios Finales de la persona jurídica los señalados en la Modificación Integral al Capítulo X de la Circular Básica Jurídica de 2017.

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Contraparte: es cualquier persona natural o jurídica con la que la Compañía tenga vínculos comerciales, de negocios, contractuales o jurídicos de cualquier orden. Entre otros, son contrapartes los asociados, empleados, clientes, contratistas y proveedores de Productos de la Compañía.

Debida Diligencia: es el proceso mediante el cual la Compañía adopta medidas para el conocimiento de la Contraparte, de su negocio, operaciones, y servicios y el volumen de sus transacciones.

Factores de Riesgo LA/FT/FPADM: son los posibles elementos o causas generadoras del Riesgo de LA/FT/FPADM para cualquier Empresa Obligada.

Financiamiento del Terrorismo o FT: es el delito regulado en el artículo 345 del Código Penal colombiano (o la norma que lo sustituya o modifique).

Formulario de Conocimiento del Cliente (KYC): es el documento utilizado por la Compañía para recopilar información sobre sus clientes. El propósito principal es verificar la identidad de los clientes y Contrapartes y evaluar el riesgo de fraude, lavado de dinero y financiamiento del terrorismo.

LA/FT/FPADM: para efectos de esta Política significa Lavado de Activos, Financiamiento del Terrorismo y Financiamiento de la Proliferación de Armas de Destrucción Masiva.

Lavado de Activos o LA: es el delito tipificado en el artículo 323 del Código Penal colombiano (o la norma que lo sustituya o modifique).

Listas Restrictivas: son listas obligatorias, listas permitidas, listas de cautela y hasta listas de PEP para evitar el lavado de activos.

Listas Vinculantes: son aquellas listas de personas y entidades asociadas con organizaciones terroristas que son vinculantes para Colombia bajo la legislación colombiana (artículo 20 de la Ley 1121 de 2006) y conforme al derecho internacional, incluyendo pero sin limitarse a las Resoluciones 1267 de 1999, 1373 de 2001, 1718 y 1737 de 2006, 1988 y 1989 de 2011, y 2178 de 2014 del Consejo de Seguridad de las Naciones Unidas, y todas aquellas que le sucedan, relacionen y complementen, y cualquiera otra lista vinculante para Colombia (como las listas de terroristas de los Estados Unidos de América, la lista de la Unión Europea de Organizaciones Terroristas y la lista de la Unión Europea de Personas Catalogadas como Terroristas).

Operación Inusual: es la operación cuya cuantía o características no guardan relación con la actividad económica ordinaria o normal de la Compañía, que por su número, cantidad o características, no se enmarca dentro de las pautas de normalidad o prácticas ordinarias de los negocios en un sector, en una industria o con una clase de Contraparte.

Operación Sospechosa: es la Operación Inusual que, además, de acuerdo con los usos y costumbres de la actividad de que se trate, no ha podido ser razonablemente justificada. Este tipo de operaciones incluye las operaciones intentadas o rechazadas que contengan características que les otorguen el carácter de sospechosas.

PEP: significa personas expuestas políticamente, es decir, son los servidores públicos de cualquier sistema de nomenclatura y clasificación de empleos de la administración pública nacional y territorial, cuando en los cargos que ocupen, tengan en las funciones del área a la que pertenecen o en las de la ficha del empleo que ocupan, bajo su responsabilidad directa o por delegación, la dirección general, de formulación de políticas institucionales y de adopción de planes, programas y proyectos, el manejo directo de bienes, dineros o valores del Estado.

Política LA/FT/FPADM: son los lineamientos generales que debe adoptar las empresas para que estén en condiciones de identificar, evaluar, prevenir y mitigar el Riesgo LA/FT/FPADM y los riesgos asociados. Cada una de las etapas y elementos del SAGRILAFT debe contar con unas políticas claras y efectivamente aplicables.

Régimen de Autocontrol y Gestión del Riesgo Integral LA/FT/FPADM: es el SAGRILAFT y el Régimen de Medidas Mínimas, en conjunto.

Riesgo de Contagio: Es la posibilidad de pérdida que la Compañía puede sufrir, directa o indirectamente, por una acción o experiencia de una Contraparte.

SAGRILAFT: es el sistema de autocontrol y gestión del riesgo integral de LA/FT/FPADM establecido en esta Política.

LINEAMIENTOS DE LA POLÍTICA

• Todas las personas obligadas a conocer, entender y aplicar esta Política y la deben acatarla para contribuir a la realización de los fines del Estado colombiano, de cumplir la ley y proteger la imagen y la reputación de la Compañía. Así mismo, es responsabilidad de los niveles directivos supervisar y realizar el seguimiento al cumplimiento de los procesos del SAGRILAFT.

• Es responsabilidad del Gerente y del responsable del gasto realizar el conocimiento del cliente o Debida Diligencia de la Contraparte para garantizar la confiabilidad y veracidad de la información, el origen licito de las actividades económicas, confirmar los datos registrados y verificar el cumplimiento de la totalidad de la documentación requerida. Es tan responsable en la prevención del riesgo de LA/FT quien realiza la vinculación, o efectúa la operación, como quien la revisa y quien la aprueba.

• Toda vinculación de una contraparte deberá realizarse previo a la contratación o prestación del Servicio y será formalizada mediante el formulario diseñado para el efecto.

• La Compañía no tendrá vínculos contractuales con persona natural o jurídica que se encuentre vinculada o relacionada con actividades de lavado de activos o financiación del terrorismo en Colombia o en el mundo. No se aceptan excepciones.

• La Compañía, sólo debe establecer vínculos contractuales con personas naturales o jurídicas que permitan su identificación y conocimiento, como requisito para acceder a los servicios que ofrece y vende.

• Cuando la persona natural o jurídica no suministre suficiente información para realizar una se encuentre vinculada o relacionada con actividades de lavado de activos o financiación del terrorismo a nivel nacional o mundial.

• La información correspondiente al diseño y funcionamiento del SAGRILAFT es estrictamente confidencial y no podrá ser divulgado por ningún colaborador el Representante Legal podrán firmar certificaciones de información cuando sea requerido.

• Cuando la persona natural o jurídica no suministre suficiente información para realizar una evaluación adecuada de su situación, se debe desistir de su vinculación.

• Cuando se trate de contrapartes con vínculo vigente, se debe analizar cada caso individualmente, para decidir si se da por terminado el vínculo comercial o se continúa con medidas, en todo caso documentando la situación.

• Todas las operaciones se deben realizar a través de los sistemas y plataformas de la Compañía, de modo que queden debidamente registradas.

• En el caso en que una contraparte se encuentre reseñado en un medio de comunicación local e internacional sobre noticias de LA/FT, el Gerente de la Compañía evaluará el impacto reputacional y aprobará su vinculación o en su defecto su desvinculación

• La Compañía, debe colaborar con las autoridades en proveer la información que sea solicitada en el desarrollo de procesos de investigaciones de Lavado de Activo y Financiación del Terrorismo.

• Para la Compañía, el conocimiento de sus accionistas, clientes, proveedores, empleados y aliados es el control más relevante para detectar y controlar los riesgo de LA/FT.

• Se debe prevenir al máximo que la Compañía  sea utilizada para el manejo de recursos provenientes de actividades delictivas, o destinados a su financiación y todos los negocios y transacciones se deben se deben hacer pensando en principio.

• Se debe establecer con calidad quiénes son los Beneficiario Reales o Finales de las partes vinculadas con la Compañía.

• Es necesario impulsar al interior de la Compañía una cultura de prevención y conocimiento del cliente.

• Es compromiso de la Compañía y sus empleados desarrollar, atende y participar activamente en jornadas de capacitación de la presente política.

• Todos los empleados y directivos de la Compañía deben ser guardianes de la política para su cumplimiento y se encuentran en la obligación de velar por el interés superior de la Compañía y el cumplimiento de la presente Política.

• Las violaciones a la Política son faltas graves y serán sancionadas de acuerdo a los procedimientos internos de la Compañía.

• En ninguna circunstancia los colaboradores de la Compañía, pueden aceptar tratamientos preferenciales de terceros por fuera de los autorizados, pues hacerlo puede interpretarse como una actividad encaminada a la recepción de sobornos.

• Ante el conocimiento de un delito que en el desarrollo de sus funciones perciban las personas vinculadas a la Compañía, deben cumplir con la obligación ciudadana de denunciar tales actos.

• Se deberá incorporar en los contratos y ordenes de servicio que se celebre, cláusulas de prevención de riesgos de LA/FT, para tener la facultad de poder finalizar la contratación o vínculo cuando el cliente o contraparte llegare a encontrarse vinculada por parte de las autoridades competentes a cualquier tipo de investigación por delitos relacionados con LA/FT o incluida en las listas de la ONU y OFAC.

• Todos los empleados o colaborades están obligados a reportar a sus supervisor inmediato cualquier situación que sea una Operación Inusual o Sospechosa. La Compañía deberá analizar, casos por caso, si reporta la operación a las autoridades correspondientes.

• Toda Contraparte deberá diligenciar el acápite correspondiente a Transacciones en Efectivo en Formulario de Conocimiento del Cliente, cuando entregue dinero en efectivo igual o mayor a $5.000.000.

DEBIDA DILIGENCIA

Para un proceso de vinculación a la Compañía, se deberá seguir el siguiente procedimiento:

1. La persona que vaya a hacer la vinculación, deberá revisar previo al relacionamiento y anexar al documento contractual, la evidencia de las verificaciones efectuadas en las diferentes Lista Restrictivas o Listas Vinculantes, nacionales e internacionales del representante legal, razón social y a los accionistas o socios que posean más del 5% de participación (estos últimos cuando aplique). En caso de que se presenten resultados con señales de alerta o que la institución considere riesgoso, deberá notificarse al representante legal para tomar las acciones que se consideren pertinentes.

2. Para las consultas de Listas Restrictivas y Listas Vinculante, Coloca cuenta con un proveedora que le brinda este servicio.

3. Si durante la relación contractual se verifica que la empresa contraparte, el representante legal, los socios o los accionistas llegasen a resultar inmiscuidos en una investigación de cualquier tipo (penal, administrativa, etc.) relacionada con actividades ilícitas, Lavado de Dinero o Financiamiento del Terrorismo, o fuese incluida en las listas internacionales vinculantes para Colombia, de conformidad con el derecho internacional como la lista de Naciones Unidas- ONU y la lista OFAC o Clinton, etc., la parte libre de reclamo tendrá derecho de terminar unilateralmente el contrato o convenio sin que por este hecho, esté obligado a indemnizar ningún tipo de perjuicio a la parte que lo generó.

4. Con el perfeccionamiento del contrato, la contraparte está declarando que la información suministrada a la Compañía es veraz y exacta y que autoriza a efectuar las verificaciones que se consideren pertinentes y que llegado a encontrar alguna inconsistencia o falsedad de la información podrá dar por terminado la relación contractual y será considerado un incumplimiento gravísimo a las obligaciones a su cargo.

5. Las verificaciones en las listas restrictivas deberán efectuarse previo a las vinculaciones de las personas naturales o Jurídicas, esto con el fin de minimizar el Riesgo de Contagio, además como buena práctica se deberá verificar en los medios masivos de comunicación sobre la persona o la empresa con quién se piensa gestionar el relacionamiento.

6. Para nuevos relacionamientos contractuales, se deberá confirmar el estado del RUT de la persona natural y/o jurídica para determinar que estos no sean ficticios o no se encuentren suspendidos ante la DIAN.

7. Los proveedores que deseen hacer parte de la Compañía, deberán diligenciar el Formato de Conocimiento del Cliente, donde cada proveedor deberá diligenciar completamente todos los campos consignados en el formato y anexar la documentación requerida por la institución.

8. Si en el Formato de Conocimiento del Cliente, el proveedor, declaran que gozan de condición de Personas Públicamente/ Políticamente Expuesto (PEPs), su vinculación deberá estar en conocimiento del jefe inmediato el cual hará el respectivo seguimiento y los almacenará en una lista independiente para mayor seguimiento y control, ya que son personas más sensibles y poseen alto nivel de contagio al riesgo LA/FT.

9. Toda contratación, relación o vínculo de cualquier naturaleza, actividades y en general cualquier clase de operación en la que Compañía se constituya en una de las partes, debe contar con la debida documentación interna y externa que explique claramente la naturaleza de las operaciones, la fecha y las aprobaciones impartidas, de acuerdo con las políticas, facultades y procedimientos establecidos en esta Política.

10. La persona de la Compañía encargada del SAGRILAFT deberá guardar la documentación relacionada con la gestión relacionada con el SAGRILAFT. El empleado hará el respectivo archivo de información y la custodia de la misma, siendo un incumplimiento grave la desatención a esta previsión. Esta obligación deberá cumplir con los tiempos de retención documentaria establecida por la legislación colombiana.

10. Anualmente, La Compañía, filtrará todos los proveedores que, independiente del medio de pago, tipo de transacción, clase de transacción, los consultará en las Listas Restrictivas o Listas Vinculantes.

MEDIDAS DISCIPLINARIAS

Los colaboradores y empleados de Coloca que sean vinculados a una investigación por acciones u omisiones con respecto al incumplimiento de cualquiera de las normas contenidas en la Política o cualquier omisión del deber de denuncia, o el intento o la materialización de este tipo de conductas en materia de LA/FT y la no aplicación de lo dispuesto en esta Política, dará lugar a la ejecución de las medidas administrativas previstas en el contrato de trabajo, sin perjuicio de las consecuencias judiciales a que hubiere lugar.